Több idő a vállalkozására,
kevesebb káosz a háttérben
A gördülékeny működés ritkán látványos, mégis ezen múlik a mindennapok nyugalma. Ebben nyújtok megbízható segítséget.
Képzett virtuális asszisztensként, irodavezetőként és grafikusként nemcsak részfeladatokat végzek el, hanem a teljes folyamatot egyben tartom:
Napi adminisztratív feladatok, a adatkezelés és egyéb háttérfolyamatok.
WooCommerce vagy Shoprenter termékfeltöltés, grafikai tervezés, ERP rendszer kezelés vagy számlázás.
Mind ezekben a segítségére lehetek. Bízza rám, hogy Ön több időt fordíthasson ügyfeleire és vállalkozása fejlesztésére.
A vállalkozását vezeti vagy a napi tennivalókat próbálja túlélni?
Webshop
A webshop folyamatos figyelmet igényel, de Önnek nincs ideje minden terméket, árat és kampányt naprakészen tartani.
Marketing
Tudja, hogy többet kellene kommunikálnia, hogy lássák, de a napi feladatok mellett a marketing mindig a lista végére kerül.
Adminisztráció
A számlázás, az adategyeztetés, a dokumentumkezelés és a vállalati rendszerek használata órákat vesz el a fontosabb feladatoktól.
Munkaerő
A vállalkozás növekedésével egyre többféle feladat jelenik meg, de már nem maradt kapacitásuk még több feladat megoldására.
Nem még egy szolgáltatóra van szüksége,
hanem egy megbízható háttértámogatásra
Webshop kezelés, adminisztráció, marketing és grafikai feladatok egy kézben – hogy Ön több időt fordíthasson ügyfeleire, saját munkájára, vállalkozása fejlesztésére, vagy amire szükséges.
Virtuális asszisztensként, irodavezetőként és grafikusként nem csupán az egyes feladatok elvégzésében segítek.
Célom, hogy az adminisztráció, a webshop kezelés és a marketing támogatása kiszámíthatóbbá és átláthatóbbá váljon.
Program ismereteim
Üzleti, Pénzügyi és Adminisztrációs Rendszerek:
Webes Megjelenés, Marketing és Automatizáció:
Kreatív Tartalomgyártás, Kommunikáció és AI:
Miért engem válasszon?
Webshop és online jelenlét
Naprakészen tartom webáruházát, segítek a termékfeltöltésben, kategóriakezelésben, tartalomfrissítésben és a webshop adminisztrációs feladatok ellátásában.
Grafikai és kreatív feladatok
Egységes és professzionális grafikai és arculati megjelenést készítek online és nyomtatott felületekre, az első ötlettől a végleges kivitelezésig.
Adminisztráció és háttérfolyamat
Átvállalom az időigényes szervezési és adminisztratív feladatokat, hogy Ön a vállalkozás fejlesztésére koncentrálhasson.
Milyen feladatokkal tudok segíteni?
- Webshop termékfeltöltés és termékfrissítés
- Kategóriák és termékattribútumok kezelése
- Webshop tartalmak és akciók frissítése
- Számlázás és adminisztráció
- Online adminisztráció és háttértámogatás
- Adatbázis-kezelés és adatrögzítés
- Excel táblázatok és kimutatások készítése
- Riportok és összesítések összeállítása
- Dokumentumkezelés és rendszerezés
- E-mail kezelés és kapcsolattartás
- Ügyfélkommunikáció
- Social média posztok szerkesztése
- Grafikai anyagok és kreatívok készítése
- Weboldalak tartalomfrissítése és karbantartása
- Vállalkozás operatív feladatainak támogatása
A precizitás és a kreativitás ritka kombinációja
Irodavezető és grafikusi végzettséggel rendelkezem, ezért egyszerre érzem otthon magam az adminisztratív rendszerek és a kreatív projektek világában.
Ugyanolyan magabiztosan kezelek vállalatirányítási rendszereket, adatbázisokat és dokumentációkat, mint amilyen gondossággal készítek egy arculati anyagot vagy nyomdakész grafikát.
Egyetlen kapcsolattartóként segítek abban, hogy a háttérfolyamatok és a megjelenés egyaránt professzionális szinten működjön.
Milyen feladatokat bíznak rám leggyakrabban?
A feladatok külön-külön nem tűnnek nagynak, együtt viszont könnyen felemészthetik a napot.
Sok vállalkozónak nem az okozza a legnagyobb kihívást, hogy nincs munkája, hanem az, hogy túl sok különböző területtel kell egyszerre foglalkoznia. Egy webshopot frissíteni kell. A számlákat ki kell állítani. A közösségi médiában jelen kell lenni. Az ügyfeleknek válaszolni kell.
Ezek a feladatok külön-külön nem tűnnek nagynak, együtt viszont könnyen felemészthetik a napot.
GYIK - Gyakori kérdések
Mielőtt kapcsolatba lépnénk:
Kiknek tud a legtöbbet segíteni?
Elsősorban olyan vállalkozóknak és kisebb cégeknek tudok segíteni, akiknek szükségük adminisztratív, marketing vagy webshop támogatásra, de nem szeretnének minden feladatra külön munkatársat vagy alvállalkozót bevonni, és/vagy a meglévő kollégáik között már nem tudják kiszervezni a feladatokat.
Gyakori ügyfeleim közé tartoznak szakértők, tanácsadók, coachok, terapeuták, webshop tulajdonosok, szépségipari szolgáltatók, rendezvényszervezők és szolgáltató vállalkozások.
Honnan tudom, hogy virtuális asszisztensre van szükségem?
Ha rendszeresen estére maradnak a feladatok amikre napközben már nem jutott idő, elmaradnak a marketing teendők vagy a webshop kezelése, akkor valószínűleg már most is több munkát végez, mint amennyit tényleg el tud látni.
Ha rendszeresen olyan feladatokkal foglalkozik, amelyek nem igénylik feltétlenül az Ön személyes jelenlétét, akkor a hatékonyság érdekében érdemes megfontolni bizonyos folyamatok kiszervezését.
Nem lenne egyszerűbb alkalmazottat felvennem?
Ez a feladatok mennyiségétől függ.
Sok vállalkozásnál a webshop-kezelés, az adminisztráció vagy a marketing önmagában nem tölt ki napi 8 órát. Ilyenkor rugalmasabb megoldás lehet egy külső szakmai közreműködő bevonása.
Milyen feladatokat szervezhetek ki a virtuális segédemnek?
Minden olyan feladatot, amely ismétlődő, időigényes vagy elvonja a figyelmet a szakmai munkától.
Például:
webshop-kezelést, számlázást, dokumentumkezelést, hírlevelek készítését, tartalomfeltöltést, grafikai anyagok elkészítését vagy ügyfélkapcsolati adminisztrációt.
A teljes listát megtalálja fentebb a „Milyen feladatokkal tudok segíteni” fül alatt. Olyan feladatot is kiszervezne amit nem talál a listában? Ebben az esetben is érdemes kérni ingyenes konzultációt.
Milyen programokkal dolgozik?
A legtöbb esetben már működő webshopokhoz, adminisztratív folyamatokhoz vagy marketing rendszerekhez csatlakozom be.
Az alábbi listában kategóriákra bontva sorolom fel a szoftver ismereteimet.
Üzleti, Pénzügyi és Adminisztrációs Rendszerek:
- MS Office (Word, Excel, Power Point, Access)
- SAP rendszerek
- InCash
- Vectory
- Kulcs-Soft
- Számlázz.hu
- Billingo
- NAV számla
- Toggl Track
- LastPass
Webes Megjelenés, Marketing és Automatizáció:
- WordPress (Elementor/Gutenberg)
- WooCommerce
- Shoprenter
- Google Ads
- Google Analytics
- Meta Business Suite
- MailerLite
- MailChimp
- Listamester
- SalesAutopilot
Kreatív Tartalomgyártás, Kommunikáció és AI:
- Adobe CC (Adobe Illustrator, Photoshop, InDesign)
- Figma
- CapCut
- Movavi
- Animoto
- Midjourney
- Gemini
- ChatGPT
- Textie
Mi az, amit nem vállal?
Nem végzek könyvelést, jogi vagy adótanácsadást, nem vállalok áruszállítást, személyes futárfeladatokat, illetve nagy terjedelmű szakfordításokat.
Az együttműködés menete:
Hogyan indul az együttműködés?
Az első lépés egy rövid beszélgetés (nagyobb távolság esetén Zoom-on, vagy TeamViewer-en), ahol megismerem a vállalkozását, a jelenlegi kihívásokat és azokat a feladatokat, amelyek a legtöbb időt veszik el a mindennapokból.
Amennyiben úgy látjuk, hogy jól tudunk együtt dolgozni, a szerződéskötés és a szükséges hozzáférések átadása után áttekintem a folyamatokat, és megkezdem a megbeszélt feladatokat.
A cél egyszerű: Önnek kevesebb adminisztráció, cégének rendezettebb háttérfolyamatok, hogy több ideje juthasson arra, amire csak szeretné.
Mennyi idő alatt készülnek el a feladatok?
Ez egy nagyon összetett kérdés, a feladattól függ. A kisebb feladatok általában 1–2 munkanapon belül elkészülnek. A nagyobb projektek esetében is előre egyeztetett ütemezés szerint dolgozom.
Vállal sürgős munkákat?
Igen, amennyiben a kapacitásom lehetővé teszi. A sürgős feladatokat mindig előzetes egyeztetés után tudom vállalni.
Hogyan követhetem nyomon a virtuális asszisztens által elvégzett munkákat?
Az elvégzett feladatokról és a ráfordított időről percre pontos időkimutatást készítek, amelyet minden hónap elején megküldök.
Így pontosan látható, hogy mire és mennyi idő került felhasználásra.
Mi történik, ha átmenetileg több munkára lenne szükségem?
A szerződésben rögzített havi órakereten felül további munkaórák is igényelhetők, amennyiben rendelkezem szabad kapacitással. Ennek további óradíja a szerződésben foglaltak szerint kerül kiszámlázásra.
Erről minden esetben előzetesen egyeztetünk, így nem érhetik váratlan költségek.
Mi a teendő, ha szeretném megszüntetni a szerződést?
Az együttműködés határozatlan időre szól, de bármelyik fél indoklás nélkül írásban (akár e-mailben) megszüntetheti azt 15 napos felmondási idővel.
A felmondási idő alatt a közös munka a megszokott módon folytatódik, így elegendő idő marad a folyamatok lezárására, az átadásra és az esetleges nyitott feladatok befejezésére.
Mi lesz a hozzáférésekkel és az átadott anyagokkal a szerződés megszűnésekor?
Az együttműködés lezárásakor minden, a közös munka során használt hozzáférés, dokumentum és elkészült anyag visszaadásra vagy átadásra kerül a megbízó részére.
A vállalkozás működésével kapcsolatos információkat és adatokat a szerződés megszűnése után is bizalmasan kezelem.
Mi történik a virtuális asszisztens szabadsága vagy hosszabb távolléte esetén?
Évente összesen legfeljebb 4 hét időtartamban szüneteltethetem a szolgáltatást. A tervezett távollétről minden esetben előre tájékoztatom ügyfeleimet, így elegendő idő marad a feladatok ütemezésére.
Az érintett időszakra eső feladatok előzetes egyeztetés alapján áthelyezhetők vagy más időpontban teljesíthetők.
Mi van akkor, ha sürgős feladat merül fel a távollét idején?
A szabadság időszaka alatt nem vállalok folyamatos rendelkezésre állást. Ezért a fontos határidőket és kampányokat érdemes előre ütemezni.
A tervezhető feladatok esetében mindig törekszem arra, hogy a távollét ne okozzon fennakadást a működésben.
Bizalom és biztonság:
Mi lesz a hozzáférésekkel és az átadott anyagokkal a szerződés megszűnésekor?
Az együttműködés lezárásakor minden, a közös munka során használt hozzáférés, dokumentum és elkészült anyag visszaadásra vagy átadásra kerül a megbízó részére.
A vállalkozás működésével kapcsolatos információkat és adatokat a szerződés megszűnése után is bizalmasan kezelem.
Hogyan kezeli a bizalmas adatokat?
A munkám során hozzáférhetek ügyféladatokhoz, webshopokhoz, marketing rendszerekhez vagy egyéb üzleti információkhoz. Ezeket minden esetben bizalmasan kezelem, kizárólag a megbízás teljesítéséhez használom fel, és harmadik fél részére nem adom át.
Az együttműködést titoktartási kötelezettség védi, minden adatot összetett jelszavak védenek, amely a szerződés megszűnését követően is érvényben marad.
A célom, hogy Ön nyugodtan rám bízhassa azokat a feladatokat és információkat, amelyek vállalkozása működéséhez nélkülözhetetlenek.
Mi történik a virtuális asszisztens szabadsága vagy hosszabb távolléte esetén?
Évente összesen legfeljebb 4 hét időtartamban szüneteltethetem a szolgáltatást. A tervezett távollétről minden esetben előre tájékoztatom ügyfeleimet, így elegendő idő marad a feladatok ütemezésére.
Az érintett időszakra eső feladatok előzetes egyeztetés alapján áthelyezhetők vagy más időpontban teljesíthetők.
Egyszerre hány ügyféllel dolgozik együtt?
Tudatosan korlátozom az egyszerre vállalt ügyfelek számát. Ennek oka, hogy minden egyes ügyfelem megfelelő figyelmet és rendelkezésre állást igényel. Nem célom minél több megbízást vállalni, fontosabb számomra a precíz és kiszámítható kommunikáció, valamint a vállalt határidők betartása.
Mi a teendő, ha szeretném megszüntetni a szerződést?
Az együttműködés határozatlan időre szól, de bármelyik fél indoklás nélkül írásban (akár e-mailben) megszüntetheti azt 15 napos felmondási idővel.
A felmondási idő alatt a közös munka a megszokott módon folytatódik, így elegendő idő marad a folyamatok lezárására, az átadásra és az esetleges nyitott feladatok befejezésére.